Модуль "Штрих-кодирование" позволяет автоматически маркировать документы и товарно-материальные ценности штрих-кодом и в последствии осуществлять по нему мгновенный поиск. Возможности
- получение информации от сканеров штрих-кода(проводные и беспроводные). Примечание: проверена совместимость с большинством, но не со всеми моделями;
- автоматический поиск электронного документа по штрих-коду, считанному с бумажного оригинала;
- ввод индентификатора в текущую позицию курсора со сканера штрих-кодов;
- подбор строки записи из указанного справочника в целевой документсправочник по данным со сканера штрих-кода(для розничной торговли или отпуска ТМЦ со склада);
- генерация изображения штрих-кода для печати на документе или этикетках;
- подстановка изображения штрих-кода в шаблоны MS Word;
Варианты применения
Пример
Ваша организация ведет интенсивный бумажный обмен с внешними контрагентами. Распечатав два экземпяра договора, менеджер, подписав и поставив печать со своей стороны, отслылает оба экземпляра контрагенту курьерской почтой, чтобы тот поставил подпись и печать со своей стороны и вернул один экземпляр.
Без применения штрих-кодирования и Globus Prof 2008
Когда подписанный с двух сторон экземпляр попадает обратно в организацию к секретарю, то он вручную регистрирует документ и пытается найти того, кто в нём заинтересован. Если не находит, оставляет документ в секретариате "до востребования" или из контекста документа пытается выяснить имеющий к нему отношение департамент. Теряется несколько часов на разбирательства по каждому документу. Вероятность возникновения ошибок максимальна.
Без применения штрих-кодирования, но с Globus Prof 2008
Когда подписанный с двух сторон экземпляр попадает обратно в организацию к секретарю, то он введя ключевые реквизиты документа в механизм поиска находит электронный эквивалент и ответственное лицо, которому и осуществляет передачу информации электронным образом, т.е. не вставая с места. Вероятность потерь минимальна. Задержка возможна только на время обработки входящего потока документов секретариатом.
С применением штрих-кодирования и Globus Prof 2008
Когда подписанный с двух сторон экземпляр, отмаркированный штрих-кодом, попадает обратно в организацию к секретарю, то секретарь подносит документ к считывателю и на экране сразу появляется соответствующий электронный эквивалент бумажного документа с указанием ответственного лица. Секретарь незамедлительно передает ему полученную информацию посредством системы. Влияние человеческих ошибок экстремально мало. Задержки в обработке маловероятны и связаны только с общей загрузкой секретариата.
Пример 2
Ваша организация имеет в своем составе складское подразделение, которого осуществляет прием товарно-материальных ценностей от внешних поставщиков.
Без применения штрих-кодирования и Globus Prof 2008
Привезенный товар принимается по накладной поставщика, которую подписывает представитель вашей компании. В дальнейшем накладная передается в бухгалтерию для проводки, где вбивается в систему бухгалтерами вручную. Проследить путь конкретной товарно-материальной ценности и порядок расходования не представляется возможным. Задержка между приемкой и информированием заинтересованных подразделений более нескольких часов. Затруднен анализ и контроль. Вероятность ошибок и злоупотреблений велика.
Без применения штрих-кодирования, но с Globus Prof 2008
Привезенный товар принимается по накладной поставщика, которую подписывает представитель вашей компании. Товар осматривается поверхностно. Позиции накладной на месте вводятся в Globus Professional, прилагается отсканированное изображение накладной поставщика. Информация о поставке и её деталях моментально становится доступной заинтересованным подразделениями. Вероятность злоупотреблений и ошибок на приемлемом уровне. К недостаткам следует отнести существенные затраты времени на ввод позиций накладных.
С применением штрих-кодирования и Globus Prof 2008
Привезенный товар принимается по накладной поставщика, которую подписывает представитель вашей компании. При этом портативным сканером штрих-кодов с товара считывается идентификационный код. При этом неизбежен более тщательный осмотр товара. Информация о товаре моментально поступает в электронную накладную без необходимости ручного ввода. Возможность ошибки и злоупотреблений крайне мала. Информация вводится оперативно и без задержек. Облегается проведение инвентаризаций и отслеживание ТМЦ внутри компании.
Существует множество других примеров и областей, где применение модуля штрих-кодирования позволяет получить более полную отдачу от использования системы электронного документооборота Globus Professional.
Globeweb