Модуль "Электронный документооборот" позволяет полностью перейти на эффективный безбумажный оборот информации в организации. Он обеспечивает удобное создание, хранение, поиск документов, их бесперебойное прохождение внутри компании и надежное разграничение прав. Отличительные особенности
- входит в стоимость лицензии Globus Professional;
- электронный документ представлен как карточка с реквизитными полями, к которой прикладываются внешние файлы;
- карточки документов настраиваются в считанные минуты и могут иметь любой нужный вид;
- поддерживается любое количество типов документов с шаблонами;
- поля шаблонов MS Word автоматически заполняются данными из карточки электронного документа, что обеспечивает мгновенное формирование печатных комплектов договоров и сопроводительной документации;
- визуально настраиваются необходимые схемы движения документов, обеспечивающие быстрый и эффективный обмен документами и их скорейшее согласование;
- всегда можно определить у кого на согласовании находится документ, просмотреть схему согласования в графическом виде, увидеть комментарии участников и добавить свои;
- поля документов могут выбираться из общих справочников - таблиц, содержащих корпоративные базы данных. Например таких, как базы контрагентов, поставщиков, товаров, комплектующих, оборудования, денежных средств, бюджетов и т.п.
- документы мгновенно находятся по значениям их реквизитых полей(атрибутов) или по штрих-коду(опция);
- для любого типа документа можно определить его жизненный цикл в организации;
- надежно разграничиваются права доступа для пользователей и групп;
- права разграничиваются как целиком к документу, так и к отдельным его частям - атрибутам;
- права доступа могут автоматически изменяться системой в зависимости от того, в каком статусе жизненного цикла находится документ;
- приложенные файлы могут удостоверяться электронно-цифровой подписью;
- поддерживает открытие документов системы из других приложений по url-ссылкам;
- все действия с документами регистрируются в журналах;
- количество и структура журналов не ограничены. Можно создавать свои;
- поддерживается работа с версиями документов;
- поддерживается импортэкспорт документов;
- автоматическая фильтрация позволяет регулярно получать подборки информации по интересующим критериям;
- модуль позволяет незамедлительно получать уведомление об изменениях в интересующих документах;
- на карточках документов можно размещать дополнительные кнопки, которые выполняют любые дополнительные операции над документом(проводки, расчеты, анализ, проверка, скоринг, обмен, регистрацию, нотификацию и т.п.);
- модуль содержит встроенную систему общения, которая позволяет как получать системные уведомления, так и оперативно обсуждать рабочие вопросы в безопасной внутренней среде;
- модуль "Отчёты" позволяет получать аналитические отчеты в требуемых разрезах по всей базе документов с учётом прав доступа;
- модуль используется во всех отраслях и на предприятиях любого размера;
- хранилище документов централизованное. Визуально оно организовано в привычном виде, как структура папок;
- модуль легко масштабируется: имеет средства автоматического выравнивания нагрузки, предотвращения конфликтов совместного доступа, поддержки транзакций, резервного копирования;
- в модуле реализованы средства кэширования информации для ускорения доступа к документам больших объемов;
- адаптация модуля электронного документооборота к специфике каждой компании осуществляется путем простых настроек, без программирования.
Использование модуля "Электронный документооборот" позволяет решить задачу организации эффективного и бесперебойного рабочего процесса.
В результате этого существенно снижаются затраты связанные с рутинными операциями по формированию документов, задержками в согласовании, ошибками персонала и использованием некорректной или устаревшей информации. Ставиться надежный заслон для злоупотреблений и инсайдерской утечки информации.
Globeweb